Сведения в ФСЗН не заменяют трудовую книжку там, где ее ведение обязательно. Для работника она остается документом о профессиональном пути, а для нанимателя — обязанностью, которая включает оформление, учет, хранение и своевременную выдачу. Правила ведения, хранения и оплаты трудовых книжек для нанимателей и работников напомнили в Минтруда и соцзащиты.
Кому оформляют трудовую книжку, а кому - нет
Трудовую книжку необходимо вести на работников, для которых работа является основной и продолжается свыше пяти дней. Это касается и тех, кто трудоустраивается впервые: отсутствие предыдущего опыта не освобождает нанимателя от оформления документа.
Однако для нанимателей — физических лиц предусмотрено исключение. С 28 января 2020 года они не оформляют и не заполняют трудовые книжки своих работников; изменение порядка подтверждается разъяснениями местных органов власти.
К этой категории относятся, в частности, индивидуальные предприниматели, адвокаты, нотариусы, субъекты агроэкотуризма, а также физические лица, которые нанимают домашних работников. Поэтому при трудоустройстве к ИП запись в книжке не появляется даже тогда, когда человек впервые выходит на работу и другого основного места у него нет.
Кто отвечает за ведение трудовой книжки
Организовать работу с трудовыми книжками должен наниматель. Непосредственно оформлять документы, вносить записи, учитывать их движение и выдавать работникам может уполномоченное должностное лицо.
Таким образом, обязанности распределяются между организацией работы и ее выполнением. Назначение ответственного сотрудника позволяет определить, кто принимает книжки, следит за их хранением и оформляет необходимые записи.
При первом трудоустройстве работнику не нужно самостоятельно искать и покупать бланк. Его предоставляет и оформляет наниматель, после чего стоимость возмещается в установленном порядке.
Нюансы хранения трудовой книжки
На время работы трудовая книжка передается нанимателю. При ее получении уполномоченное должностное лицо выдает работнику расписку: документ составляют в произвольной форме, указывая реквизиты нанимателя.
Получение расписки также фиксируется — работник ставит подпись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Это отдельный этап оформления передачи документа на хранение.
При прекращении трудовых отношений книжку должны вернуть в день увольнения — последний день работы. Поэтому выдача документа является частью процедуры увольнения, а не действием, которое можно произвольно отложить.
Кто оплачивает бланки трудовой книжки
Стоимость бланка трудовой книжки, дубликата или вкладыша возмещает работник. Размер оплаты определяется фактическими расходами нанимателя на приобретение соответствующего бланка.
Удержать эту сумму из заработной платы можно по письменному заявлению работника, если такой порядок предусмотрен коллективным договором либо другим локальным правовым актом. Автоматическое удержание без соблюдения указанных условий не следует считать обычной процедурой.
Отдельное правило действует при утрате документа по вине нанимателя. В этом случае дубликат выдается работнику бесплатно — оплачивать новый бланк он не должен.
Почему данные ФСЗН не заменяют трудовую книжку
В трудовой книжке отражаются сведения о выполняемой работе, постоянных переводах, увольнении и его основании, награждениях и поощрениях. Поэтому ее назначение не ограничивается подтверждением стажа для будущей пенсии.
При этом для пенсионного обеспечения важна дата введения персонифицированного учета: сведения о работе начиная с 1 января 2003 года накапливаются на индивидуальном лицевом счете.
Трудовая книжка помогает подтвердить периоды работы до введения этой системы. Наличие электронных сведений не отменяет обязанность вести бумажный документ в предусмотренных случаях.
Что стоит проверить работнику в трудовой книжке
Особого внимания требуют даты приема и увольнения, сведения о постоянных переводах и формулировка основания прекращения трудового договора. Пропущенная запись или неточность могут привести к необходимости исправлений и поиска дополнительных подтверждающих документов.
Если книжку приходится восстанавливать, сведения за период с 1 января 2003 года могут использоваться при оформлении дубликата — это отдельно разъясняет ФСЗН.
Для работника практический смысл проверки прост: обнаруженную ошибку лучше не оставлять до момента назначения пенсии или следующего трудоустройства, когда документ потребуется для подтверждения сведений о работе.