Нужно надёжно сохранить документы? Поможет нотариус

TOMIN.BY

Возникают ситуации, когда человеку или организации необходимо обеспечить надёжную сохранность и недоступность для посторонних ценных документов, а своими силами это сделать невозможно. Как быть? Ответ подсказывает нотариус Брестского нотариального округа Людмила Владимировна Марцинкевич.

• Проект «Вопрос нотариусу»

Прийти на помощь могут нотариусы, которые имеют право принимать от граждан и юридических лиц документы на хранение и готовы обеспечить их сохранность. Сразу следует отметить, что документы, имеющие гриф «Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно», а также документы, изготовленные с помощью факсимильного аппарата, на хранение не принимаются.

Нотариус принимает на хранение документы на основании письменного заявления лица, передающего документы на хранение. Оно должно быть подписано собственноручно заявителем (представителем) в присутствии нотариуса.

В заявлении указывается срок, на который документы передаются на хранение. Если он не указан, документы принимаются на хранение на неопределённый срок. Важно, что в случае истечения срока, указанного в заявлении о принятии документов на хранение, документы продолжают храниться в делах нотариуса.

Документы принимаются на хранение по описи, которая должна содержать, кроме данных нотариуса и заявителя, подробную характеристику документов (наименование документов, кем и на чьё имя выдан документ, номер документа, дата выдачи (если имеется), количество страниц, количество экземпляров, их состояние: ветхость, наличие сгибов, обрывов и т.д.).

О принятии документов на хранение нотариус выдаёт свидетельство о принятии документов на хранение по специально установленной форме.

Свидетельство и опись оформляются в двух экземплярах, каждый экземпляр свидетельства скрепляется с экземпляром описи.

Принятые на хранение документы вместе с описью и экземпляром свидетельства о принятии документов на хранение помещаются в конверт (пакет) и опечатываются. На опечатанном конверте (пакете) указываются порядковый номер нотариального действия и дата его совершения.

Принятые на хранение документы в опечатанном конверте (пакете) хранятся в железных шкафах или сейфах.

Один экземпляр свидетельства о принятии документов на хранение, скрепленный с экземпляром описи, передаётся заявителю. К их сохранности необходимо отнестись с должной ответственностью во избежание проблем с возвратом переданных на хранение документов.

Принятые на хранение документы возвращаются нотариусом сдавшему их гражданину или юридическому лицу по их письменному заявлению при предъявлении выданного свидетельства о принятии документов на хранение и экземпляра описи.

Если лицо не предъявило свидетельство о принятии документов на хранение и экземпляр описи, то возникает проблема, влекущая финансовые и временные затраты, так как в этом случае возврат документов, принятых на хранение, может быть произведён только по постановлению суда.

В случае смерти гражданина, реорганизации юридического лица, сдавшего документы на хранение, возврат документов производится их правопреемникам. В случае ликвидации юридического лица возврат документов производится ликвидационной комиссии.

Нотариальный тариф за принятие документов на хранение составляет 200 % базовой величины, установленной на момент совершения нотариального действия.