О порядке передачи материалов в нотариальный архив в рубрике «Вопрос нотариусу на TOMIN.BY» рассказала заведующий нотариальным архивом Ольга Годун.
Руководитель архива Брестского нотариального округа обратила внимание, что органами и учреждениями Государственной архивной службы Республики Беларусь уделяется большое внимание работе по исполнению обращений юридических и физических лиц, касающихся обеспечения их прав, свобод и (или) законных интересов.
Необходимые пользователям документы сосредоточены в различных архивохранилищах: республиканских, областных и зональных государственных архивах, территориальных (городских или районных) архивах местных исполнительных и распорядительных органов, архивах государственных органов и организаций.
Так, для централизованного хранения, учета и использования документов, образовавшихся в результате деятельности нотариусов, государственных нотариальных контор, нотариальных контор, документов, образовавшихся при осуществлении нотариальной деятельности уполномоченными должностными лицами, загранучреждений, действуют нотариальные архивы.
Инструкция о порядке передачи в нотариальный архив нотариальных документов уполномоченных должностных лиц местных исполнительных и распорядительных органов, дипломатических агентов дипломатических представительств Республики Беларусь и консульских должностных лиц консульских учреждений Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции от 6 июля 2017 № 127, определяет порядок передачи в нотариальные архивы документов постоянного и временного (более 10 лет) хранения, а также документы, на основании которых они совершены, книги (журналы) учета и реестры, не позднее одного года после окончания срока их временного хранения в органе.
Также Ольга Викторовна проинформировала, что «комплектование нотариальных архивов документами, образовавшимися при осуществлении нотариальной деятельности уполномоченными должностными лицами осуществляется в соответствии со списками местных исполнительных и распорядительных органов». При этом списки составляются и утверждаются соответствующими территориальными нотариальными палатами. Ежегодно они уточняются на основании информации, предоставленной районными исполнительными комитетами.
Информация о необходимости внесения изменений в соответствующий список исполнительных и распорядительных органов в связи с реорганизацией, ликвидацией, переименованием местных исполнительных и распорядительных органов, направляется соответствующим районным исполнительным комитетом в соответствующий нотариальный архив в течение одного месяца со дня наступления указанных обстоятельств.
Прием-передача нотариальных документов уполномоченных должностных лиц осуществляется на основании графика, согласованного с соответствующей территориальной нотариальной палатой и в сроки, установленные в графике.
По данным на 1 января 2024 года, в нотариальном архиве состоят на учете 4.612 единиц хранения на бумажном носителе в составе 54 фонда. Информация о нотариальных документах, образовавшихся при осуществлении нотариальной деятельности уполномоченными должностными лицами местных исполнительных и распорядительных органов Брестской области, переданных в нотариальный архив Брестского нотариального округа размещена на сайте Белорусской нотариальной палаты: belnotary.by.