Проект «Вопрос нотариусу» на TOMIN.BY: как заверить у нотариуса копию документа или выписку из него

TOMIN.BY 

Проект «Вопрос нотариусу» - совместный проект TOMIN.BY и Первой Брестской нотариальной конторы. Ведущая проекта - нотариус Брестского нотариального округа, заведующий Первой Брестской нотариальной конторой Ирина Васильевна Савчук. Бесплатно консультируют и отвечают на вопросы пользователей TOMIN.BY также нотариусы Брестского нотариального округа, осуществляющие деятельность в Первой Брестской нотариальной конторе.

Цель проекта «Вопрос нотариусу» на TOMIN.BY - повышение правовой грамотности населения, доступность в получении нотариальной консультации, оперативное информирование об изменениях законодательства по вопросам нотариальной деятельности.

Свои вопросы присылайте на адрес электронной почты портала TOMIN.BY.

Как заверить у нотариуса копию документа или выписку из него и в каких случаях этого сделать нельзя

Вопрос: «Как заверить у нотариуса копию документа или выписку из него».

Мария, г.Пинск. 

На вопрос отвечают нотариусы Брестского нотариального округа Ирина Васильевна Савчук и Елена Николаевна Войтюк. 

Согласно статье 89 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2004 года № 305-З «О нотариате и нотариальной деятельности» нотариусы свидетельствуют верность копий документов, выданных гражданами и юридическими лицами, при наличии следующих условий:

• документы не должны противоречить законодательству;
• документ должен иметь юридическое значение, то есть затрагивать права, обязанности и законные интересы граждан и юридических лиц;
• свидетельствование верности копии документа не запрещено законодательством.

В каких случаях документы не могут быть заверены нотариусом

Так, не может быть засвидетельствована копия документа, который представляет собой текст ничтожной сделки: договор дарения имущества от имени малолетнего; доверенность, в которой отсутствует дата ее выдачи; доверенность на дарение имущества, в которой не назван одаряемый; договор купли-продажи не подлежащего гражданскому обороту имущества. Также нотариус не может свидетельствовать копии документов, которые содержат сведения, порочащие честь, достоинство и деловую репутацию граждан, деловую репутацию юридических лиц, а также информацию, относящуюся к банковской, медицинской и коммерческой тайне.

Нередко к нотариусу обращаются с просьбой заверить копии документов, на основании которых существовали права в прошлом. Например, можно засвидетельствовать копию с доверенности, срок действия которой истек. Такой документ может потребоваться лицу для подтверждения каких-либо имевшихся у него прав в определенный период времени.

Достаточно часто к нотариусу граждане приходят с просьбой засвидетельствовать копию паспорта гражданина Республики Беларусь, указывая при этом, что нужны только определенные страницы паспорта. Поскольку свидетельствуются не все страницы паспорта, в этом случае нотариус может засвидетельствовать выписку из него, содержащую копии страницы с идентификационными сведениями гражданина, сведениями о выдаче паспорта (дата выдачи, орган, выдавший паспорт и т.д.) и соответствующие страницы, например, со штампами о регистрации по месту жительства.

Копии некоторых документов нотариус засвидетельствовать не вправе. Например, не может быть засвидетельствована копия справки, выданная на лицо с психическими расстройствами (заболеваниями), венерическими заболеваниями, больных (инфицированных) ВИЧ-инфекцией. На таких документах, как правило, ставят штамп следующего содержания «снимать копии, выдавать на руки, разглашать сведения запрещено».

Нельзя засвидетельствовать копию с документов, оригиналы которых имеют подчистки, приписки, зачеркнутые слова, неоговоренные исправления; если документ имеет неясный текст ввиду каких-либо недочетов, не позволяющих прочесть в нем написанное в первоначальном изложении, залит чернилами, краской, исполнен карандашом, а также в случаях невозможности прочитать текст печати при нечетком, смазанном или стертом оттиске; или документ выполнен с нарушением правил делопроизводства; если документ, состоящий из двух и более листов, не прошит, его листы не пронумерованы и не содержат записи о количестве прошитых листов, заверенной подписью лица, выдавшего документ и при необходимости скрепленного печатью.

Нередко к нотариусу обращаются с просьбой засвидетельствовать копию документа, который исходит от гражданина, например, заявления или расписки.

Верность копии документа, выданного гражданином, свидетельствуется в тех случаях, когда подлинность его подписи на документе засвидетельствована нотариусом, уполномоченным должностным лицом, должностным лицом загранучреждения. Поэтому, если подлинность подписи гражданина на документе не засвидетельствована в установленном порядке, нотариально заверить копию такого документа нотариус не может.

К нотариусам также обращаются за свидетельствованием копий документов, исходящих от юридических лиц различных организационно-правовых форм. Многообразие видов юридических лиц породило множество исходящих от них документов, которые различаются между собой по содержанию, порядку и способам их оформления. Один и тот же вид документа различными юридическими лицами оформляется по-разному.

Вместе с тем общие правила делопроизводства и основные принципы его ведения в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы установлены Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 19 января 2009 г. № 4. Таким образом, документы, выданные различными организациями, должны иметь обязательные реквизиты, предусмотренные Инструкцией по делопроизводству для документов данного вида. Любой документ, исходящий от юридического лица, должен быть подписан должностным лицом исходя из его компетенции.

Копия выписки из зачетной ведомости (приложения к диплому) может быть засвидетельствована только при предъявления диплома, поскольку выписка из зачетной ведомости без диплома недействительна.

Не может быть засвидетельствована копия документа, изложенного на иностранном языке, либо на котором печать, штампы либо иные реквизиты - на иностранном языке.

Законодательством установлено, что нотариальное делопроизводство в Республике Беларусь ведется на одном из государственных языков Республики Беларусь. Поэтому, сначала такой документ должен быть переведен переводчиком, а его подлинность подписи засвидетельствована нотариусом. После чего нотариус может засвидетельствовать копию перевода документа.

Заверить копию документа без оригинала этого документа нельзя, так как нотариус должен прочитать оригинал документа, убедиться в его действительности, сличить копию с оригиналом. Заверенную нотариусом копию документа выдать на руки заявителю можно только после того, как его личность будет подтверждена документально. Для этого необходимо предъявить нотариусу документ, удостоверяющий личность обратившегося за совершением данного нотариального действия (паспорт, вид на жительство).